Inleiding
Met ingang van 25 mei 2018 gaat de nieuwe wet rondom de privacy in. Deze wet, Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), houdt in dat alle bedrijven, stichtingen, verenigingen in Europa op dezelfde manier omgaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt er uitgelegd wat de privacywet inhoudt en hoe Landelijke Rijvereniging en Ponyclub “De Valleiruiters”, omgaat met persoonsgegevens.
Identiteit
Landelijke Rijvereniging en Ponyclub “De Valleiruiters” is een vereniging gericht op paardensportactiviteiten. De vereniging biedt lessen en wedstrijden aan op verschillende vlakken van de paardensport. Landelijke Rijvereniging en Ponyclub “De Valleiruiters” is gevestigd op de John F. Kennedylaan 2, 3931 XK te Woudenberg.
Verwerking van persoonsgegevens
Voor het goed functioneren van de vereniging is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens te beheren en te verwerken. Een persoonsgegeven is elk gegeven over een identificeerbaar persoon. Dat gegeven kan een e-mail of naam zijn, en is herleidbaar naar het individu. Persoonsgegevens worden bij de vereniging bewaard zolang het individu lid is. Bij opzegging van het lidmaatschap zullen de gegevens binnen een jaar worden vernietigd mits aan de betalingsverplichtingen is voldaan. De volgende gegevens worden bij de vereniging verwerkt (zie voor meer informatie tabel 1):
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Geslacht
- Nationaliteit
- KNHS nummer
- Deelnamedetails (evenementen of bijeenkomsten zoals ALV)
- Betaalgegevens
- Website maakt gebruik van cookies
- Social media (foto’s, uitslagenlijst, startlijst)
Toelichting website
Via de website worden geen gegevens opgeslagen, wel kan het zijn dat de computer de website van de Valleiruiters kan onthouden in de browser. Alle gegevens worden niet aan derden verstrekt. Mocht een derde specifiek vragen om persoonsgegevens, zal er eerst toestemming worden gevraagd aan de desbetreffende leden.
Toelichting e-mail
Landelijke Rijvereniging en Ponyclub “De Valleiruiters maakt gebruik van maillijsten van leden. Bij uitnodiging voor een vergadering of andere bijkomstigheid wordenalle leden in de Bcc toegevoegd. De leden kunnen niet van elkaar het e-mailadres zien. Mocht hier toch een fout in optreden, zal dit worden genoteerd als data lek.
Toelichting social media
Landelijke Rijvereniging en Ponyclub “De Valleiruiters” is naast het beheer van de website ook actief op het social mediakanaal Facebook. Bij het plaatsen van foto’s, namen of andere gegevens zoals het delen van een status zal er eerst toestemming worden gevraagd aan de desbetreffende personen.
Toelichting deelnamedetails
Bij deelname aan een evenement zoals een wedstrijd of clinic wordt er gewerkt met bepaalde persoonsgegevens. In de meeste gevallen houdt dit in voornaam, achternaam en mogelijk andere gegevens die van toepassing zijn op de deelname. Landelijke Rijvereniging en Ponyclub “De Valleiruiters” werkt op evenementen met vrijwilligers (leden). Bij sommige taken is het van belang inzicht te hebben in de deelnamedetails (denk aan de taak ringmeester). In deze gevallen zal de vrijwilliger/vrijwilligers inzicht krijgen in de deelnamedetails. Nadat de taak van de vrijwilliger is afgerond, zal het overzicht met gegevens worden vernietigd.
Overzicht inzage en verwerking van persoonsgegevens van de leden:
Persoonsgegevens Verwerking door
– Voornaam, achternaam, e-mailadres, – Bestuur
adres, woonplaats, telefoonnummer
– Voornaam, achternaam, e-mailadres, – Clubcollect
adres, woonplaats, telefoonnummer,
nationaliteit
– Voornaam, achternaam, e-mailadres, – KNHS
adres, woonplaats, telefoonnummer,
geboortedatum, geslacht, nationaliteit
– Voornaam, achternaam, e-mailadres – SuperSaaS
– Betaalgegevens – Penningmeester , ledenadministratie, Clubcollect
– Deelnamegegevens, voornaam, achternaam – Commissies, wedstrijdsecretariaat
– Voornaam, achternaam, e-mailadres, – Inroostering vrijwilligers (commissie)
telefoonnummer
– Deelnamedetails – Vrijwilligers op evenement dag
Recht van betrokkenen
Onder de AVG heeft iedereen bepaalde rechten. Als vereniging streven wij ernaar aan alle eisen van de AVG te voldoen. Voor vragen of feedback op deze privacyverklaring kan er contact worden opgenomen met info@valleiruiters.nl . Via onderstaande informatie worden de rechten van alle leden benoemd:
• Informatie en inzage: Elk lid heeft het recht zijn of haar gegevens in te zien en te weten welke gegevens er worden verwerkt.
• Rectificatie: Mocht de vereniging werken met de verkeerde persoonsgegevens, kan dit worden doorgeven en dan zal dit zo spoedig mogelijk worden aangepast.
• Vergetelheid: Het is mogelijk om te verzoeken om (bepaalde) persoonsgegevens die de vereniging beheert te verwijderen.
• Toestemming intrekken: Het is mogelijk om de toestemming in te trekken van de verwerking van bepaalde gegevens. Bijvoorbeeld e mails of foto’s op de website of Facebookpagina.
• Bezwaar: Er kan bezwaar worden ingediend voor de verwerking van de persoonsgegevens, mochten deze onjuist worden gebruikt. Bij het vermoeden van onjuist gebruik hoort het bestuur van de vereniging dit graag zodat er maatregelen getroffen kunnen worden. Daarnaast is het mogelijk bezwaar in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens (AP). Dit kan via dit formulier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Aldus vastgesteld tijdens de voorjaarsvergadering op 01 mei 2018
